Projektmanagement Quick Tipps

Erste Hilfe zur Projektarbeit & Stolperfallen, die Du vermeiden kannst.

Lernen ist wie Rudern gegen den Strom. Hört man damit auf, treibt man zurück.

Die Projektwildnis braucht Praxistipps

Projektmanagement Quick Tipps

Gefühlt kennt es jeder: Um mich herum nur wildes Hin und Her. Jeder verfolgt Einzelziele und alle kämpfen um Ressource. Wie soll man da einen kühlen Kopf bewahren und rational überlegt an die Bewältigung gehen?

Quasi als „Erste Hilfe“ in der Not sind unsere Quick Tipps und Stolperfallen-Hinweise gedacht. Sie sollen Dir kurzfristig und temporär ein Stück Sicherheit bieten. Auf diesen Startpunkt baust Du sodann strategisch Deine Projektmanagement-Struktur auf.

Projektmanagement Quick Tipps

Struktur in den Pudding bringen

Quick Tipp zu Unklarheit 1

Unklare Ziele und schlecht geklärte Arbeitsaufträge sind sehr häufig die Ursache von zahlreichen Problemen.

Daher: Kläre den Auftrag! Formuliere mit dem Auftragggeber ganz konkret das Projektziel. Erstelle mit ihm eine Übersicht über die 4 bis 5 wichtigsten Phasen und Meilensteine. Dies schafft Klarheit und Transparenz.

Quick Tipp zu Unklarheit 2

Unklare Ziele und schlecht geklärte Arbeitsaufträge sind sehr häufig die Ursache von zahlreichen Problemen.
Ein Projektsteckbrief hilft. Erstelle mit Hilfe des Teams einen Projektsteckbrief. Darin wird geklärt: Inhalt, Zweck, Nutzen, Zeitplan und Verantwortliche. Das erhöht für alle die Klarheit und Transparenz.

Quick Tipp zu knappen Ressourcen

Kaum eine Unternehmung kann sich unbegrenzte Ressourcen leisten. Daher heisst es: Haushalten! Was tun bei knappen Ressourcen.

Die Entscheidung über „Mach ich es selbst, oder kaufe ich?“ also make or buy.
Strukturierung der vorhandenen Arbeit in einfach, mittel und schwer um so die begrenzten Ressourcen so sinnvoll wie möglich einzusetzen.
Strukturierung der Ergebnisse. Was müssen wir unbedingt liefern? Was ist „nice to have“?
Anpassungsmöglichkeiten bei Personalkapzitäten. Können statt 3 Seniorpositionen auch 2 günstigere Juniorpositionen und nur 1 Seniorposition besetzt werden?

Quick Tipp zu überlangen Meetings

Nahezu jeder kennt es. Endlose Meetings. Dem kann man begegnen indem man jedem Thema eine definierte Zeitdauer zuweist.

Timeboxing. Eine häufig unterschätzte Methode um Kreativität und Effizienz anzuregen.

Quick Tipp zu Laber-Runden

Fehlende Struktur und Leitplanken äußern sich häufig in Gesprächen in denen man vom Hölzchen aufs Stöckchen kommt. Man findet kein Ende und die Diskussion mäandert munter vor sich hin.

Eine erste Maßnahme dagegen ist, gemeinsam mit dem Team eine Pro und Contra Liste auf einem Flipchart o.ä. aufzustellen. Dies braucht einen führungsstarken Moderator, der konsequent zum Ziel führt.
Bei der zweiten Abhilfe ist dieser nicht so wichtig. Hier wendest Du die Streichholzmethode an. Personen, die etwas zum Thema beitragen wollen, müssen ein Streichholz anzünden und in der Hand behalten. Ist das Streichholz abgebrannt, ist ihre Zeit am Ende und der nächste ist dran.

Projektmanagement Quick Tipps

Stolperfallen in der Projektarbeit

Quick Tipp Projektbeginn

Sehr häufig scheitern Projekte, weil ihnen die Unterstützung fehlt! Okay, so weit so schlecht. Was kannst Du tun? Ein ordentlicher Kick-off ist ein guter Anfang.

Du begrüßt alle Anwesenden, die in Präsenz ebenso wie die virtuell (aus den anderen Standorten!).
Du fragst, was sie gerne aus diesem Kick-off mitnehmen würden, was ihre Intention war zu kommen.
Du erläuterst das Ziel, beschreibst also den konkreten Nutzen, der vorliegt, wenn das Projekt beendet wurde.
Du stellst den groben Entwurf des Phasenplans des Projekts vor, bittest um Mitentwicklung.
Du zeigst am magischen Dreieck K-L-T die Stellschrauben auf, an denen man bei diesem Projekt drehen kann.
Du gehst mit den Beteiligten in eine Ideen Runde, in der möglichst alle mitarbeiten und sich einbringen, um das vorgestellte Level zu verbessern und zu heben.
Nach kurzer, sachlicher Diskussion legt ihr die nächsten Aktivitäten fest.

Quick Tipp zu gefährlichen Widerständen und Blockaden

Ist allen Beteiligten im Projekt klar, wer die Bremser und Förderer sind, was ihre Beweggründe sind und wie man sie erreichen kann? In den wenigsten Projekten ist das klar und transparent.
Daher: Stell Dich mit Deinem Kernteam ans Whiteboard.

Macht eine Übung, um euch von Gedankenschranken zu befreien, z.B. Du gibst ein Thema vor. Die Teilnehmer (3 bis max. 5) stehen in einem Kreis. Der erste äußert eine Idee zum Thema. Der am nächsten stehende führt fort mit einer (zwingend) positiven Formulierung. „Das ist ein toller Vorschlag! Und ich kann ergänzen, dass…“
Im zweiten Schritt sammelt ihr ALLE Stakeholder in dem Projekt. ALLE. Keine Unterscheidung, keine Abwertung. Einfach alle.
Im dritten Schritt einigt ihr euch auf die 4-5 wichtigsten Schlüsselspieler.
Im letzten Schritt notiert ihr was die wollen und was sie nicht wollen.

Quick Tipp zu unklarem Projektstand

Es klingt banal. Und doch tritt es so häufig in der Praxis auf. Fehlende Dokumentation und Kommunikation. Also. Was schafft Abhilfe?

Dokumentiere! Wenn auch nur kurz. Bei jedem Meilenstein schreibst du auf, was lief gut, was lief schlecht, was lief besser.
Häufig nehmen wir an, dass wir uns keine Notizen machen müssen, denn „wir haben ja alles auf dem Schirm, im Kopf.“
Das vernachlässigt, dass Andere unseren Kopf nicht haben können (und es damit auch nicht „auf dem Schirm haben“).
Und es überschätzt das Erinnerungsvermögen des menschlichen Gehirns. Das merkt sich nur die in einem bestimmten Kontext wichtigen Sachen und blendet die anderen aus. Und genau die können später im Projekt wichtig werden.
Daher: Dokumentiere! Sparsam und präzise.

Quick Tipp zum Gefühl "Das schaffe ich nie!"

Wie isst man einen Elefanten? In Scheiben!

Entscheide Dich für eine Aufgabe, die Du erledigen möchtest. Teile Dir Arbeitspakete ein, die vermutlich 25 Minuten beanspruchen werden.
Stelle Dir einen Zeitmesser auf 25 Minuten.
Konzentriere und fokussiere Dich in den folgenden 25 Minuten NUR auf die Lösung der Aufgabe. NICHTS anderes. In 25+ Minuten kannst Du Dir eine andere Aufgabe suchen oder Pause machen.
Nach 25 Minuten klingelt es. Dein Arbeitspaket ist fertig. Abhaken.
Jetzt eine kurze Pause.
Dann beginnt dieser Zyklus von vorn. Nach 4-maliger Wiederholung empfiehlt sich eine längere Pause.

Quick Tipp zu auslaugenden Meetings

Du fühlst Dich nach Meetings leer und verbraucht? Das liegt häufig daran, dass Du zu viele Rollen innehast, die Du glaubst, tragen zu müssen.

Abhilfe schafft hier, genau diese Rollenverteilung in Meetings aktiv zu verändern. Wähle unter den Anwesenden Personen aus und weise Ihnen Rollen zu, die Dich in deiner Arbeit unterstützen.

Wer übernimmt die Zeitübersicht? Wer protokolliert? Wer hält flüchtige Ideen und Gedanken am Flipchart fest? Wer achtet darauf, dass auch die Stillen zu Wort kommen?